E FAKTURE 2022 KOMPLETAN VODIČ (TEKST + VIDEO ) – ELEKTRONSKE FAKTURE

Ako poslujete unazad minimum par godina sigurno je da ste se barem donekle upoznali ili barem nešto čuli o elektronskim fakturama. Kako je ta tema još od prošle godine, a naročito od ove dobila na još većem značaju, važno je da se temeljno upoznate sa svim bitnim činjenicama koje će vam pomoći da na pravilan način razumete poslovanje u kome koristite elektronske fakture (e-fakture).

Naime, kako je Zakonom o elektronskom fakturisanju stupio na snagu još 07.05.2021. godine uveden je novi sistem za elektronsko fakturisanje u kome je ovim zakonom odložena obaveza preduzetnicima i pravnim licima da izdaju elektronske fakture (e-fakture) do početka 2023. godine.  Ipak, postoje i rokovi koji kreću pre 2023, kao na primer od 01.05.2022. ako firma izdaje račun javnom preduzeću mora izdavati račun preko sistema e-faktura. Takođe, od 01.07.2022. svi koji rade sa javnim preduzećima moraju primati faktura od njih preko e-faktura.

Kao što možete da primetite, puno je novina i detalja koje treba imati u vidu, a uvođenjem novog sistema fakturisanja podstiče se digitalna transformacija, što nam mnoge stvari olakšava, ali takođe i povećava kontrolu naplate poreza.

S obzirom na to da na ovu temu ima puno toga da se kaže i da postoje brojne novine koje treba da znate, u ovom tekstu saznaćete tačno ono što treba da znate o elektronskom fakturisanju.

Šta je Sistem elektronskih faktura – SEF

Sistem elektronskih faktura je rešenje Poreske uprave koje se koristi za slanje potraživanja drugim pravnim licima.

Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu obezbedila je Sistem za upravljanje fakturama (SUF) pomoću kojeg se izdaju e-fakture.

Predvidela je da se fakture izdaju u skladu sa:

• Srpskim standardom elektronskog fakturisanja (kada su u pitanju domaći subjekti) koji predstavlja standard donet od strane nacionalnog tela za standardizaciju u Republici Srbiji, odnosno 
• Evropski standard elektronskog fakturisanja (kada su u pitanju inostrana lica) koji predstavlja standard donet od strane Evropskog komiteta za standardizaciju (CEN) na osnovu naloga Evropske komisije.

Sve firme koje posluju moraju da koriste prilagođen program koji će biti u stalnoj komunikaciji sa Poreskom upravom, a preko koga će elektronskim putem vršiti:

• izdavanje,

• prijem i

• čuvanje e-faktura.

Nekadašnja praksa slanja elektonske fakture email-om odlazi u prošlost, jer sve će se morati obavljati preko Poreske uprave.

Sistem za upravljanje fakturama – SUF od 01.05.2022. godine zamenio je postojeći Centralni registar faktura.

U okviru njega je Sistem elektronskih faktura – SEF  obavezan za:

• firme javnog sektora i

• privatnog sektora koji su u sistemu PDV-a.

Može se biti i dobrovoljni korisnik SEF-a.

Dobrovoljni korisnik SEF je po zakonu obveznik koji plaća poreza na prihod od samostalne delatnosti po zakonu koji uređuje porez na dohodak građana i obveznik poreza na dobit pravnih lica po zakonu koji uređuje porez na dobit pravnih lica.

On se kao takav može prijaviti i koristiti ovaj sistem, a konkretnije rečeno, u ovu kategoriju spadaju:

• DOO firme i preduzetnici koji nisu u sistemu PDV-a, i 
• DOO firme i preduzetnici koje radi sa javnim sektorom, pa iz tog razloga moraju koristiti SEF.

Napominjem da su dobrovoljni korisnici SEF-a u obavezi da koriste sistem 2 godine, tj. da koristi sistem elektronskih faktura u tekućoj i redovnoj kalendarskoj godini.

Korištenje podataka koji su dostupni u sistemu elektronskih faktura dozvoljeno je u skladu sa zakonom.

Lista korisnika sistema elektronskih faktura je javna lista koja sadrži poreske identifikacione brojeve subjekata javnog sektora, subjekata privatnog sektora i sistema dobrovoljnih korisnika elektronskih faktura koji imaju obavezu da prime i čuvaju elektronsku fakturu, kao i jedinstveni broj korisnika budžetskih sredstava subjekata koji su upisani u Evidenciju korisnika javnih sredstava.

Ko je u obavezi da koristi Sistem za elektronsko fakturisanje

Nije naodmet da ponovim, a i da vas uvedem u još neke važne detalje i rokove koje treba ispoštovati. Ovaj sistem u obavezi su da koriste:

• • Javna preduzeća, bez obzira da li su u sistemu PDV-a i da li su računi otvoreni u Upravi za trezor ili u poslovnim bankama i

• Pravna ili fizička lica, kao i preduzetnici koji su u sistemu PDV-a.

Hajmo sada malo preciznije po datumima:

Od 01.05.2022. godine javni sektor ima obavezu izdavanja elektronskih faktura ka javnom sektoru, kao i obavezu evidentiranja PDV-a kroz sistem elektronskih faktura (SEF).

Od 01.05.2022. godine privatni sektor ima obavezu da izda elektronsku fakturu ka javnom sektoru preko SEF-a.

Od 01.07.2022. godine javni sektor je u obavezi da izda fakture ka privatnom sektoru (dok će oni biti u obavezi da je prime i čuvaju).

Od 01.01.2023. godine počinje obaveza izdavanja elektronskih faktura između subjekata privatnog sektora koji su obveznici PDV-a kao i dobrovoljni korisnici SEF-a.

Ono što treba da znate je da lice nije u obavezi da izdaje fakture u ovom sistemu, ali može da ga koristiti ako:

• nije subjekt javnog sektora ili 
• nije u sistemu PDV-a.

Šta su elektronske fakture (e-fakture)

Kada sve ovo do sada znamo, hajde da vam preciznije objasnim šta su elektronske fakture.

To su računi koji se:

• izdaju,
• primaju i 
• obrađuju isključivo elektronskim putem.

U elektronske fakture spadaju i:

• Knjižna odobrenja,
• Knjižna zaduženja,
• Avanskne fakture i 
• Storno fakture.

Pošto sam na samom početku spomenuo Zakon o elektronskom fakturisanju, hajde da se upoznamo sa tim šta je tačno predmet tog zakona:

• Izdavanje elektronske fakture
• Slanje elektronske fakture
• Obrada
• Prijem elektronske fakture
• Čuvanje elektronske fakture
• Evidentiranje u Sistemu elektronskih faktura (SEF).

Kao što verujem da znate, svaka faktura, pa i e-faktura ima svoje obavezne elemente, tako da ono što treba da sadrži je:

• Naziv izdavaoca i primaoca fakture
• Adresa izdavaoca i primaoca fakture
• PIB izdavaoca i primaoca fakture
• Jedinstveni broj korisnika javnih sredstava JBKJS (ukoliko je izdavalac/primalac KJS). Ovaj podatak je neophodan zbog registrovanja e-fakture u CRF
• Matični broj izdavaoca i primaoca fakture
• Mesto izdavanja računa – (mesto sedišta izdavaoca – sistemski se generiše, ne postoji mogućnost da se faktura izda npr iz neke izdvojene jedinice)
• Datum izdavanja (sistemski se generiše)
• Redni broj (mora biti jedinstven za poreskog obveznika)
• Podatke o vrsti i količini isporučenih dobara i obimu izvršenih usluga (mora sadržati šifru ili naziv i/ili naziv i jedinicu mere)
• Vrednost za svaku stavku elektronske fakture
• Podatak o datumu prometa dobara i usluga
• Iznos avansnih plaćanja

• u konačnom računu ukoliko je bilo avansnih plaćanja
• u avansnom računu

• Datum avansne uplate
• Podatak o iznosu osnovice
• Podatak o poreskoj osnovici
• Podatak o iznosu PDV koji je obračunat na osnovicu
• Ukupan iznos elektronske fakture
• Instrukcije za plaćanje
• Napomena o odbredbi ZPDV na osnovu koje nije obračunat PDV (odnosi se na fakturu, ne na stavku)
• Napomena da se za promet dobara i usluga primenjuje sistem naplate.

O prihvatanju i odbijanju e-fakturE

Kada se faktura izdaje javnom sektoru, javni sektor ima rok od 15 dana da prihvati ili odbije elektronsku fakturu. Ukoliko se ne izjasni u navedenom roku faktura će se smatrati prihvaćenom. 

Kada je reč o slanju fakture privatnom sektoru klijent ima rok od 15 dana da prihvati ili odbije elektronsku fakturu. Po isteku roka, primalac fakture će ponovo biti obavešten i rok će biti produžen za još 5 dana. Ukoliko se ni tada ne izjasni, faktura će se smatrati odbijenom. 

Bez obzira na ove rokove, datumom dostavljanja smatra se trenutak izdavanja fakture, pa u skladu sa tim teku obaveze platioca.

Takođe, bez obzira da li se faktura prihvati ili odbije MORA se izvršiti obaveza plaćanja, a u suprotnom se može podneti tužba.

Kako se pravilno čuvaju elektronske fakture

Čuvanje elektronskih faktura vrši se u pomenutom Sistemu elektronskih faktura – SEF. Fakture koje su:

• primljene ili izdate od strane javnog sektora čuvaju se trajno, a
• fakture primljene ili izdate od strane privatnog subjektora čuvaju se 10 godina.

Subjekti javnog ili privatnog sektora mogu pretraživati ili preuzimati fakture.

Sistem elektronskih faktura – SEF kojim upravlja Centralni informacioni posrednik ima za zadatak da se preko njega vrši slanje, prijem, evidentiranje, obrada i čuvanje elektronskih faktura.

Centralni informacioni posrednik je nadležna jedinica, u okviru ministarstva nadležnog za finansije, koji:

• vodi registar informacionih posrednika,
• upravlja sistemom elektronskih faktura i 
• odgovoran je za njegovo funkcionisanje.

Elektronska faktura izdata i primljena od strane subjekta privatnog sektora čuva se u sistemu elektronskih faktura ili u sistemu informacionog posrednika, koji je angažovan za čuvanja od strane subjekta privatnog sektora.

U slučaju sprovedenog postupka stečaja, likvidacije ili prinudne likvidacije nad informacionim posrednikom, elektronske fakture koje je informacioni posrednik čuvao u ime subjekata privatnog sektora prenose se Centralnom informacionom posredniku.

Verodostojnost porekla i integralne sadržine e-fakture obezbeduje se od njenog izdavanja do isteka roka do kojeg postoji obaveza njenog čuvanja.

Takođe, verodostojnost porekla i integralne sadržine elektronske fakture obezbeđuju se izdavanjem u elektornskom formatu, kao i čuvanjem u formatu pogodnom za elektronsko čuvanje dokumenata.

Lice u privatnom sektoru koje je izdalo, odnosno primilo elektronsku fakturu može odštampati elektronsku fakturu u jednom ili više primeraka do isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura.

Faktura u papirnom obliku smatra se autentičnim i posle isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura.

Šta je informacioni posrednik

Informacioni posrednik je pravno lice koga, posle dobijene saglasnosti nadležnog ministarstva, subjekt javnog sektora može u skladu sa ugovorom angažovati za usluge:

• izdavanja,
• evidentiranja,
• obrade,
• slanja i
• primanja elektronskih faktura i prateće dokumentacije.

Subjekt javnog sektora kao i subjekt privatnog sektora može obavljati posao u vezi sa izdavanjem, slanjem i primanjem elektronskih faktura.

Lice u privatnom sektoru i dobrovoljni sistem korisnika elektronskih faktura može ga u skladu sa ugovorom angažovati za usluge izdavanja, evidentiranja, obrade, slanja, primanja i čuvanja elektronskih fakture i prateće dokumentacije.

Odnosi između posrednika i korisnika usluga uređuju se međusobnim ugovorom, dok će se sa aktom Vlade odrediti postupak i uslovi za dobijanje i eventualnog oduzimanja saglasnosti za rad posrednika.

Informacioni posrednik može upravljati sistemom elektronskih faktura, a dobro je da znate da postoji registar informacionih posrednika tako da dokumentaciju čuva ili klijent ili informacioni posrednik. Informacioni posrednik mora da se osigura u vrednosti od 20.000 € za slučaj gubitka dokumentacije.

A šta je sa zaštitom podataka, verovatno se pitate? 

Informacioni posrednik, centralni informacioni posrednik i subjekti ovlašćeni da pristupaju sistemu elektronskih faktura dužni su da obrađuju podatke o ličnosti u skladu sa zakonom kao i da ih štite u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.

Prema zakonu kojim se uređuje informaciona bezbednost, centralni informacioni posrednik i informacioni posrednik dužni su da preduzimaju mere zaštite od bezbednosnih rizika.

Šta još treba da znate kod izdavanja e-fakturE

Ukoliko se kroz sistem elektronskih faktura – SEF zahteva izdavanje fakture primaocu koji nije registrovan u SEF-u, ali ima PIB, sistem će izvršiti registrovanje po automatizmu i primaocu će biti upućeno obaveštenje o primljenoj fakturi na adresu e-pošte.

Za vas koji radite sa ino-klijentima njima se ne izdaju elektronske fakture, osim ukoliko nisu registrovani u Republici Srbiji.

Što se tiče storno faktura vezuje se za jednu ili više drugih elektronskih faktura koje želite stornirati i mora sadržati sledeće elemente:

• Podatke o izdavaocu ( naziv, adresa, PIB)
• Podatke o primaocu ( naziv, adresa, PIB)
• Podatke o dokumentu ( redni broj i datum)
• Broj e-fakture za izvršen promet koja se stornira
• Datum početka i završetka vremenskog perioda (ako se storniranje vrši za sve elektronske fakture izdate u tom periodu)
• Kako postoji zakon da knjižno odobrenje mora biti potpisano od strane klijenta kako bi mogli poresku obavezu da smanjimo to ostaje da važi. Ta potvrda klijenta neće biti samo u vidu potpisa već klijent može da da izjavu ili da pošalje e-mail koji će služiti kao dokaz. 

Ono što takođe treba da imate u vidu je da:

• Elektronske fakture ni na koji način ne utiču na PDV
• Da bi izdali e-fakturu nije vam potrebna saglasnost primaoca fakture
• Izdavanje elektronske fakture značiće inspekciji radi provere PDV-a
• Ukoliko je PIB obveznika oduzet ne mogu se ni izdavati ni primati elektonske fakture
• Email adresa preko koje će se vršiti komunikacija je ona koja je registrovana u APR-u
• Uz elektronsku fakturu se može slati i propratna dokumentacija (otpremnica, ugovor i sl. ), ali najviše 3 dokumenta od ukupno 25MB veličine.

Evo još nekoliko važnih detalja vezanih za idavanje e-faktura:

Ukoliko firma u sistemu PDV-a izdaje fakturu firmi koja nije u sistemu PDV-a, na primer pausalcu, nije u obavezi da je izda elektronski. Ovo dovodi do toga da firma mora pri izdavanju računa znati da li je klijent u sistemu PDV-a ili ne.

E-faktura se ne izdaje ni kada je reč o maloprodaji, jer je sve integrisano uvođenjem novog Zakona o fiskalizaciji. Tako da je dovoljno izdati fiskalni račun kako fizičkom licu tako i pravnom licu. 

Takođe, e-faktura se ne izdaje ni za nabavku, modernizaciju i remont naoružavanja i vojne opreme, kao i sa njima povezanim nabavkama dobara i usluga.

Ukoliko se izdaje račun javnom sektoru, firma neće imati obavezu evidentiranja fakture u Centralni registar.

Faktura bez naknade nije u obavezi da se izda elektronski.

pdv kategorije za elektronske fakture

Još jedna važna stavka u pogledu izdavanja e-faktura su poreske kategorije za e-fakture. Iz tog razloga, u nastavku teksta pronaćićete listu poreskih kategorija za e-fakure sa detaljnim objašnjenjem za stvaku kategoriju koje će vam olakšati proces fakturisanja.

PORESKE KATEGORIJE ZA E-FAKTURE:

S – Standardno obračunavanje PDV-a

Stavlja se ova oznaka kada se kuca račun sa PDV-om bez obzira da li je u pitanju stopa od 10% ili 20% 

AE – Obrnuto obračunavanje PDV-a

Ova se oznaka koristi kod internog obračuna, tj. kada dobavljač ne plaća PDV već kupac. Eventualno kada imate promet roba i usluga u građevinarstvu veći od 500.000 dinara.

Z – Poresko oslobođenje sa pravom odbitka prethodnog poreza

Poziva se na član 24 Zakona o PDV-u.

Sam naziv kategorije kaže da se PDV na promet roba i usluga ne plaća, a postoji mogućnost da se na ulazne fakture PDV odbije. To su uglavnom situacije kod trgovanja u slobodnoj zoni, osiguranja, prevoz lica u vazdušnom saobraćaju i slično.

E – Poresko oslobođenje bez prava na odbitak prethodnog poreza

Pozivaju se na član 25 Zakona o PDV-u.

Sam naziv kategorije kaže da se PDV na promet roba i usluga ne plaća i ne postoji mogućnost da se na ulazne fakture PDV odbije. To su uglavnom medicinske, obrazovne, kulturne, naučne, verske usluge…

R – Izuzimanje iz PDV-a

Poziva se na član 6 stav 1 i 6a Zakona o PDV-u.

U pitanju je promet dobara i usluga kod vraćanje robe u reklamnom roku,  davanje uzorka na analizu, ili davanje uzorka kupcima, potencijalnim kupcima, davanje reklamnog materijala…

O – Nije predmet oporezivanja PDV-a

Izdavanje fakture ino kupcima.

OE – Nije predmet oporezivanja PDV-a2

Lica iz člana 9 stav 1 Zakona o PDV-u ( Republika i njeni organi kao i organi lokalne samouprave) ukoliko obavljaju poslove države i lokalne samouprave nisu obveznici PDV-a. Tako da stavljaju sifru ove kategorije.

Ukoliko treba da naplate štetu, kamatu, kaznu, neblagovremeno plaćanje i sl., ne izdaju e-fakturu.

SS – Posebni postupci oporezivanja

Ukoliko Republika i njeni organi kao i organi lokalne samouprave ( lica iz clana 9 stav 1 Zakona o PDV-u) istupe iz okvira svoje delatnosti i na taj način naruše konkurenciju na tržištu, prvo se gleda da li su ova lica obveznici PDV-a ili ne.

Ukoliko jesu, gledaju se gore pomenute šifre u zavisnosti od vrste transakcije i uslova.

Ukoliko nisu u sistemu PDV-a koristi se šifru SS.

Ovu kategoriju koriste i firme koje nisu u sistemu PDV-a, turisticke agencije….

N – Anuliranje

Ako firma ima obavezu da izda fakturu, ali je ta usluga bez naknade, a mora da plati PDV, tada izdaje takvu e-fakturu i odmah izdaje drugu kojom anulira osnovicu, jer joj kupac neće ni platiti uslugu ili robu. Na taj način se anulira da se promet zaista i desio. Anuliranje se vrsi stavljanjem minusa u delu za količinu.

Pošto sam ovde spominjao Zakon o porezu na dodatu vrednost tj. Zakona o PDV-u, više o tom zakonu možete pročitati >>> OVDE <<<

Takođe, detaljnije informacije za lica iz člana 9. stav 1. Zakona o PDV-u pronađite na >>> OVDE <<<

O inspekcijskom nadzoru i kaznama

Vršenje i obaveze prilikom vršenja inspekcijskog nadzora u pogledu elektronskih faktura sa srpskim standardom elektronskog fakturisanja vrši nadležno ministarstvo.

Dužnost izdavaoca i primaoca elektronske fakture, kao i centralnog informacionog posrednika i informacionog posrednika je da u cilju nesmetanog vršenja inspekcijskog nadzora i prikupljanja podataka od značaja nad određenim subjektom omoguće uvid u podatke, dokumentaciju, tehničku opremu i uređaje koji su u vezi sa obavezama propisanim zakonom.

Novčanom kaznom u iznosu od 200.000 do 2.000.000 dinara  propisaće se ako se:

• povredi obaveza izdavanja elektronske fakture,
• ne evidentira porez na dodatnu vrednost elektronski u skladu sa zakonom,
• koristi podatke koji su dostupni u sistemu elektronskih faktura u svrhe koje nisu propisane zakonom,
• ne primi elektronsku fakturu u skladu sa zakonom.

Preduzetnik koji prekrši odredbe zakona koje se tiče e-faktura dobiće novčanu kaznu u iznosu od 50.000 do 500.000 dinara.

Za druga pravna lica iz privatnog sektora, kao i javno preduzeće, novčanom kaznom se kreće u iznosu od 50.000 do 150.000 dinara.

Novčanom kaznom u iznosu od 200.000 do 2.000.000 dinara kazniće se informacioni posrednik za prekršaj koji pružanjem usluga izdavanja, evidentiranja, obrade, slanja, primanja ili čuvanja elektronske fakture i prateće dokumentacije ugrozi bezbednost i funkcionisanje sistema elektronskih faktura. U drugim sličajevima odgovorno lice informacionog posrednika dobiće novčanu kaznu u iznosu od 50.000 do 150.000 dinara.

Novčanom kaznom u iznosu od 200.000 do 2.000.000 dinara pravno lice u privatnom sektora će platiti ako ne čuva elektronsku fakturu u skladu sa zakonom. Odgovorno lice pravnog lica u privatnom sektoru može da plati novčanu kazanu u iznosu od 50.000 do 150.000 dinara. Za ovakav prekršaj preduzetnik plaća novčanom kazanom u iznosu od 50.000 do 500.000 dinara.

Novčanom kaznom u iznosu od 200.000 do 2.000.000 dinara kazniće se za prekršaj izdavalac elektronske fakture, primalac elektronske fakture i informacioni posrednik ako ne omoguće licu koje vrši inspekcijski nadzor da obavi predviđenu inpeksijsku kontrolu inadzor. Tim nadzorom prikupljaju se podaci od značaja, stiče se uvid u podatke o poslovanju, poslovnu dokumentaciju, prateću tehničku opremu…

Bonus dodatak:

• Aktuelnosti u vezi sa e-fakturama možete pronaći na sajtu www.efaktura.gov.rs
• Preko ovog linka možete se prijaviti na SISTEM E-FAKTURA 
• Ukoliko vam je potreba pomoć oko prijave na sistem e-faktura, evo uputsvta  
• Ukoliko želite da pročitate Zakon o elektronskom fakturisanju to možete čučiniti klikom 
• Uputstvo za prijavu na CEF možete pronaći 
• Lista korisnika sistema e-faktura je 
• Ažurirano tehničko uputstvo od 01.05.2022.godine pronađite  
• Snimci vebinara koji vam mogu biti od koristi su 

Često postavljena pitanja i moji odgovori koji vam bas mogu niti od koristi:

• Ko može da obavlja poslove informacionog posrednika?

Saglasnost za obavljanje poslova informacionog posrednika može dobiti pravno lice koje treba da ispuni sledeće uslove:

1. da je pravno lice registrovano u Republici Srbiji,
2. da na dan podnošenja zahteva nema dospele, a neplaćene obaveze za javne prihode po osnovu obavljanja delatnosti, koje utvrđuje Poreska uprava,
3. da nema zakonskog ili drugog zastupnika koji je pravosnažno osuđen za krivično delo protiv imovine, privrede, bezbednosti računarskih podataka, državnih organa, pravnog saobraćaja i protiv službene dužnosti,
4. da kao pravno lice nije pravnosnažno osuđeno za krivično delo,
5. da se primenjuje mere zaštite koje se odnosi na operatera IKT sistema od posebnog značaja i da je doneo akt o bezbednosti IKT sistema od posebnog značaja u skladu sa propisima kojima se uređuje bezbednost informacija,
6. da mu ranije nije oduzeta saglasnost za obavljanje poslova informacionog posrednika,
7. da je doneo akt o opštim uslovima pružanja usluga informacionog posrednika,
8. da je doneo akt o internim pravilima pružanja usluge informacionog posrednika, koji obavezno obuhvataju način čuvanja podataka u okviru sistema elektronskih faktura i u kojem je mesto čuvanja tih podataka određeno u Republici Republici.

Propisano je da se, uz zahtev za dobijanje saglasnosti za obavljanje poslova informacionog posrednika Ministarstva finansija podnese dokazi o ispunjavanju navedenih uslova. 

• Da li postoji spisak informacionih posrednika?

Registar informacionih posrednika postoji, ali trenutno nije objavljen. U skladu sa Pravilnikom, navedeni registar je javno dostupna evidencija, i kada bude sadržao sve potrebne podatke, biće javno dostupan na internet stranici Ministarstva finansija.

• Da li je obavezno da imamo informacionog posrednika za slanje i prijem elektronskih faktura?

Informacioni posrednik nije zakonski obavezan, a sistem E-faktura omogućava neposredan pristup sistemu.

• Da li će portal Centralnog registra faktura i dalje biti u upotrebi?

Sistem za upravljanje fakturama – SUF od 01.05.2022. godine zamenio je postojeći Centralni registar faktura tako da se na njega više neće pristupati neposredno. Umesto njega, Sistem elektronskih faktura – SEF automatski vrši upis faktura čiji je primalac subjekt javnog sektora u Centralnom registar faktura. 

• Da li je podržano masovno unošenje i slanje faktura u XML format?

Ukoliko sistem elektronskih faktura pristupa neposredno, nije podržano masovno unošenje i slanje faktura u XML formatu.

• Gde mogu da pogledam strukturu XML fajla za kreiranje izlazne fakture?

Sve tehničke detalje kao što su struktura i primeri XML datoteke, programski interfejs aplikacije – API, tipovi poruka itd. objavljeni su na internet stranicama efaktura.gov.rs u sekciji “Instrukcije”.

• Prilikom pokušaja da postupim registraciji za pristup sistemu elektronskih faktura javlja se obaveštenje da nisam ovlašćeno lice korisnika. Imam napisano ovlašćenje od direktora preduzeća/ustanove. U čemu je problem i kako mogu da pristupim registru?

Regisraciju za pristup sistemu e-faktura može izvršiti isključivo lice upisano u odgovarajući registar Agencije za privredne registre kao zakonski zastupnik pravnog lica. Za organe državne uprave prijavu može izvršiti samo lice koje po zakonu rukovodi organom.

• Kako se na e-fakturama pojavljuje sistem za svaku kompaniju, ako sam zakonski zastupnik u više kompanija?

Prilikom registracije na sistem e-faktura dozvoljava se unos više kompanija u kojima je isto fizičko lice kao zakonski zastupnik. Ovo se može uraditi tako što se na kontrolnoj tabli sistema za e-fakturisanje, u gornjem desnom uglu, klikom na naziv kompanije korisnika otvara prozor sa opcijom „dodajte novu kompaniju“.

• Kako da dodam korisnika ili da izbrišem korisnika iz sistema e-faktura?

Brisanje dodatih korisnika na sistem za elektronsko fakturisanje nije predviđeno, ali se može izvršiti promena statusa korisnika u „neaktivan“. Promenom statusa određenog korisnika iz „aktivan“ u „neaktivan“ njegov nalog postaje deaktiviran.

• Da li administrator može da bude neko ko nije zakonski zastupnik?

Može, ali prvo zakonski zastupnik kroz sistem mora da dodeli ulogu „administratora” drugom korisniku koji ne mora da bude zakonski zastupnik.

• Kada stupa na snagu obaveza privatnog sektora da koristi sistem elektronskih faktura?

Zakon o e-fakturisanju predviđa uvođenje obaveza izdavanja i primanja elektronskih faktura po etapama, pa iz tog razloga:

• Od 01.05.2022. godine javni sektor ima obavezu izdavanja elektronskih faktura ka javnom sektoru, kao i obavezu evidentiranja PDV-a kroz sistem elektronskih faktura,
• Od 01.05.2022. godine privatni sektor ima obavezu da izda elektronsku fakturu ka javnom sektoru preko sistem elektronskih faktura,
• Od 01.07.2022. godine javni sektor je u obavezi da izda fakture ka privatnom sektoru,
• Od 01.01.2023. godine počinje obaveza izdavanja elektronskih faktura između subjekata privatnog sektora koji su obveznici PDV-a kao i dobrovoljni korisnici sistema elektronskih faktura.

• Kako će strane kompanije koje posluju sa kompanijama u Republici Srbiji koristiti sistem elektronskih faktura? Kako da zakonski zastupnik koji je strani državljanin izvrši registraciju i prijavu na sistem elektronskih faktura?

Da bi korisnik pristupio sistemu e-faktura potrebno je da poseduje elektronsku identifikaciju (eID). Nakon toga se korisnik može prijaviti na sistem elektronskih faktura. Još dodatnih informacija na ovu temu možete ponaći na portalu za elektronsku identifikaciju www.eid.gov.rs.

• Da li se mora ponovo kreirati nalog na eID-u ukoliko već postoji nalog na eUpravi?

Nije potrebno, jer se nalog na eUpravi odnosi i na eID.

• Da li su ustanove poput osnovne škole, srednje škole, doma zdravlja, mesne zajednice i druge, a s obzirom na to da nemaju izlazne fakture, u obavezi da koristi Sistem elektronskih faktura?

Jesu, jer od 1. maja 2022. godine, nastupa obaveza subjekta javnog sektora da prima i čuva elektronsku fakturu, kao i obaveza izdavanja elektronske fakture drugom subjektu javnog sektora.

Istovremeno nastupa obaveza subjekta privatnog sektora da izda elektronsku fakturu subjektu javnog sektora.

Obaveza subjekta privatnog sektora da primi i čuva elektronsku fakturu izdatu od strane subjekta javnog sektora, kao i elektronske fakture izdate od strane subjekta privatnog sektora primenjuje se od 1. jula 2022. godine.

Na kraju, obaveze izdavanja i čuvanja elektronske fakture u transakcijama između subjekata privatnog sektora nastupaju od 1. januara 2023. godine.

• Upisani smo u Evidenciju korisnika javnih sredstava. Da li se na nas primenjuju obaveze iz Zakona da koristimo sistem elektronskih faktura u skladu sa rokovima za subjekte javnog ili subjekte privatnog sektora?

Pripadanje određenoj grupi korisnika javnih sredstava nije kriterijum po kome se gleda primena Zakona o elektronskim fakturama, već to da li je u pitanju subjekat javnog ili privatnog sektora. 

Ukoliko ste u nedoumici oko toga, možete se obratiti Ministarstvu finansija sa zahtevom za dobijanje stručnog mišljenja.

• Da li uvek lice koje otvara prvi nalog mora da bude zakonski zastupnik (korisnika javnih sredstava, npr. opština, smernica, mesna zajednica…)?

Isključivo zakonski zastupnik (u slučaju opštine – predsednik opštine, u slučaju mesne zajendice – predsednik saveta mesne zajednice) može da otvori prvi nalog za jedinstveni broj korisnika javnih sredstava koji označava tu opštinu/mesnu zajednicu.