Dnevnice za službeno putovanje – Službeni put

Na samom početku, hajde da objasnim šta je službeni put, pa ću vam detaljno razjasniti sve detalje koje je potrebno da znate u vezi njega.

Najprostije rečeno, službeni put je upućivanje radnika van sedišta firme, a to može biti:

• upućivanje u drugi grad u Republici Srbiji, 
• upućivanje u drugi grad van Republike Srbije kao i
• prelazak iz jednog grada u inostranstvu u drugi grad.

Postoje brojni razlozi za upućivanje na službeni put, a najčešći od njih su:

• poslovni sastanci,
• biznis seminari i edukacije, 
• sajmovi 

i drugo.

Ono što je važno da zanate jeste da je bitno da sve mora biti u vezi posla. Iz tog razloga, putovanja poput letovanja ili zimovanja ne spadaju u službena putovanja.

Službeno putovanje u zemlji

Treba razlikovati dva pojma kada je upućivanje radnika van sedišta firme u pitanju, a to je:

• službeni put u zemlji – zaposleni ostvaruje pravo na naknadu troškova koji nastanu za vreme provedeno na službenom putu i
• rad i boravak na terenu – zaposleni ima pravo na naknadu troškova smeštaja i ishrane, pod uslovom da poslodavac nije zaposlenom obezbedio smeštaj i ishranu bez naknade.

Rad i boravak na terenu podrazumeva rad i boravak zaposlenih van sedišta poslodavca, tj. njegovog organizacionog dela, koji zahteva neprekidno duže odsustvo zaposlenih van tog sedišta. Ukoliko bi poslodavac obezbedio zaposlenima koji rade na terenu da se svakog dana vraćaju svojim kućama ili ako bi se terenski rad obavljao u prebivalištu zaposlenog, ne bi se moglo govoriti o radu i boravku na terenu. 

Službeno putovanje u inostranstvo

Službeno putovanje u inostranstvo podrazumeva putovanje:

• iz Republike Srbije u stranu državu i obratno,
• iz jedne u drugu stranu državu,
• iz jednog u drugo mesto u stranoj državi.

Koliko službeni put može da traje

Službeni put može trajati najduže 15 dana, mada može i duže ukoliko to firma (poslodavac) proceni, ali ne duže od 30 dana u kontinuitetu. U slučaju dužeg službenog puta, poslodavac treba da donese odluku u kome naglašava razloge za to.

Inače, ne postoji ograničen broj dana u godini koji može da se provede na službenom putu, osim kada je u pitanju službeni puta u inostranstvu. U slučaju da ga ima više od 90 dana ukupno sa prekidima u toku kalendarske godine, smatra se upućivanjem radnika na privremeni rad u inostrastvo i radi se po posebnoj proceduri.

Kada je u pitanju naknada u ova dva slučaja:

• službeno putovanje u inostranstvo – zaposleni ostvaruje pravo na naknadu troškova službenog putovanja,
• upućivanju zaposlenog na privremeni rad u inostranstvo – primenjuju se odredbe Zakona o uslovima za upućivanje zaposlenih na privremeni rad u inostranstvo i njihovoj zaštiti.

Hajde malo da razjasnimo šta sve podrazumeva upućivanje zaposlenog na privremeni rad u inostranstvo:

1) rada u okviru izvođenja investicionih i drugih radova i pružanja usluga,

2) rada ili stručno osposobljavanje i usavršavanja za potrebe poslodavca u poslovnim jedinicama poslodavca u inostranstvu,

3) rada ili stručnog osposobljavanja i usavršavanja za potrebe poslodavca u okviru međukompanijskog kretanja po osnovu pozivnog pisma, politike međukompanijskog kretanja i sl.

U svakom od ovih slučajeva zaposleni se upućuje u inostranstvo radi obavljanja određenih poslova po nalogu poslodavca, ali prava i obaveze zaposlenih i poslodavaca (kao i poreski tretman isplata po ova dva osnova), značajno se razlikuju.

Troškovi službenog putovanja i poreski tretman

Opštim aktom kod poslodavca i ugovorom o radu se određuje:

• šta se smatra službenim putovanjem (u zemlji i inostranstvu),
• koliko može da traje službeni put i 
• šta se sve smatra troškovima službenog putovanja i na koji način ih poslodavac nadoknađuje.

S obzirom da zaposleni posao obavlja van mesta redovnog rada, visina troškova službenog putovanja će u svakom konkretnom slučaju zavisiti od:

• udaljenosti mesta (u zemlji ili inostranstvu) u koje se zaposleni upućuje na službeni put – troškovi prevoza,
• trajanja službenog putovanja gde zaposleni može imati i dodatne troškove u vidu troškova ishrane i prenoćišta,
• u samom mestu izvršenja posla zaposleni može imati troškove gradskog prevoza.

U svrhu obavljanja posla, mogu nastati troškovi kao što su troškovi reprezentacije, kupovine raznih proizvoda u svrhu davanja poklona poslovnim partnerima i saradnicima i sl. Ovi troškovi se ne mogu smatrati troškovima službenog putovanja zaposlenog pa ih na taj način i ne treba iskazivati u putnom nalogu. Njih treba priznati, tj.isplatiti zaposlenom na osnovu priloženih računa.

Kako bi se svi troškovi nadoknadili, najpre treba da postoji račun koji je plaćen gotovinom ili privatnom karticom radnika. Kako bi se uvažili svi računi sa službenog puta najpre treba da računi glase na firmu ili radnika koji se upućuje na službeni put. 

Svi računi na službenom putu mogu biti plaćeni firminom karticom ili preko računa firme, ali i privatnom karticom i gotovinom. Ukoliko su plaćeni privatnom karticom ili gotovinom, radniku se na iznos dnevnice dodatno isplaćuju ovi troškovi prema gore navedenim pravilima.

Isplata dnevnice kao i troškova sa službenog puta može da se vrši u dinarskoj protivvrednosti po srednjem kursu Narodne banke Srbije na dan isplate u gotovini (šifra plaćanja 141) ili tako sto će se preneti na račun zaposlenog ( šifra plaćanja 241). Može da se isplati i u stranoj valuti na isti način. U tom slučaju se popunjava nalog 70 koji ćete dobiti u banci i šifra plaćanja je 340.

Postoje tri opcije plaćanja troškova službenog putovanja:

1. Poslodavac plaća direktno troškove službenog putovanja ( karticom ili direktno sa računa firme),
2. Poslodavac isplati zaposlenom akontaciju i zaposleni time plaća, na kraju se uradi obračun i višak novac se uplati nazad na račun tj. zaposleni vrati poslodavcu i
3. Zaposleni plaća sve troškove, skuplja računa i na kraju mu to poslodavac refundira.

Direktor koji nije zaposlen u firmi, a ima ugovor o prvima i obavezama direktora može da ide na službeni put i može da koristi neoporezive iznose kao i da se za njega plati hotel, avio karta, gorivo, putarin. Izuzetak  postoji po članu 85. Stav 6. tačka 6. Zakona o porezu na dohodak građana.

Troškovi prevoza na službenom putovanju

Prilikom upućivanja zaposlenog na službeni put, poslodavac zaposlenom izdaje putni nalog u kojem, između ostalog navodi i vrstu prevoznog sredstva kojim se putuje.

Troškove prevoza na službenom putovanju čine troškovi prevoza koji su nastali od momenta polaska na službeno putovanje do momenta povratka sa službenog putovanja.

Kod ove vrste troškova imamo nekoliko slučajeva:

Kada zaposleni na službenom putu koristi službeno vozilo 

Ukoliko zaposleni na službenom putu koristi službeno vozilo, ima pravo na nadoknadu troškova za kupljeno gorivo prema priloženim računima. Trošak goriva, koje je zaposleni potrošio na službenom putovanju, predstavlja trošak poslovanja poslodavca i ne čini deo zarade zaposlenog. Pri tom, zaposleni ima pravo i na nadoknadu sporednih troškova ( na pr. putarina).

Kada zaposleni na službenom putu koristi javni prevoz

Zaposleni tada prilaže prevoznu kartu ili plaćeni račun za prevozno sredstvo koje je naznačeno u nalogu za putovanje, na osnovu koga mu se vrši naknada troškova prevoza na službenom putu.  Dokumentovani računi prevoznika u javnom saobraćaju se neoporezuje. Ovde se mogu pojaviti i dodatni troškovi, kao npr. troškovi rezervacije, aerodromska taksa ili prevoz prtljaga. Uz obračun putnih troškova mogu se priznati i ovi dodatni troškovi uz obavezno prilaganje potvrde da su plaćeni.

Kada zaposleni na službenom putu koristi taksi prevoz

Ukoliko je u nalogu za službeni put kao prevozno sredstvo kao jedino ili jedno od prevoznih sredstava kojim se putuje kako bi zaposleni stigao do svog odredišta naveden taksi prevoz i ukoliko zaposleni dokumentuje ovaj trošak, ima pravo na naknadu ovog troška. Naknada troškova taksi prevoza ne podleže oporezivanju.

Kada zaposleni na službenom putu koristio sopstveno vozilo

Pod sopstvenim vozilom podrazumeva se vozilo u privatnom vlasništvu koji zaposleni, kao vlasnik ili po drugom osnovu (član porodice vlasnika, i sl.) koristi. Ukoliko je to slučaj, poslodavac određuje visinu naknade troškova za korišćenje sopstvenog vozila, a prilikom upućivanja zaposlenog na službeno putovanje, poslodavac će u nalog za službeni put kao vrstu prevoznog sredstva kojim se putuje odrediti korišćenje sopstvenog vozila i naznačiti:

• tip vozila,
• registarski broj,
• broj pređenih kilometara na početku i na kraju putovanja, 
• mesto u koje se putuje i 
• broj pređenih kilometara.

Zaposleni ima pravo i na naknadu troškova goriva koje je potrošio na službenom putovanju i naknade sporednih troškova koji su u vezi sa službenim putem (npr. putarina).

Neoporezivi iznos primanja zaposlenog od poslodavca, po osnovu korišćenja sopstvenog automobila za službeno putovanje ili u druge službene je 30% cene po osnovnoj jedinici mere pogonskog goriva pomnoženog s brojem jedinica mere pogonskog goriva koje je potrošeno, a najviše do 8.782 dinara mesečno za 2023. godinu.

Radi lakšeg računanja, evo i formule:

Amortizacija po sluzbenom putu = 30% x cena litra goriva x broj potrošenih litara

Troškovi smeštaja na službenom putovanju

Zbog trajanja službenog putovanja može nastati potreba da zaposleni prenoći u mestu u koje je upućen radi obavljanja službenog posla i tada će nastati i troškovi smeštaja na službenom putovanju.

Iz tog razloga, poslodavac treba da obezbedi zaposlenom naknadu troškova smeštaja na službenom putovanju ukoliko zaposlenom nije obezbeđeno besplatno prenoćište, gde se pod besplatnim prenoćištem smatra ono koje se ne finansira iz sredstava poslodavca.

Najčešći slučaj besplatnog prenoćišta je kada poslodavac uputi zaposlenog na službeni put kod poslovnog partnera koji obezbeđuje prenoćište za njega. Ukoliko mu nije obezbeđeno besplatno prenoćište, zaposleni ostvaruje pravo na naknadu troškova smeštaja.

Hoteli često uz prenoćište obezbeđuju i doručak, pa će tako zaposleni ostvariti pravo na naknadu troškova smeštaja prema priloženom hotelskom računu za prenoćište u koje je uključen i doručak.

Evidentiranje radnog vremena zaposlenog za vreme trajanja službenog puta

Kada je reč o ovome, potrebno je da razlikujemo pojmove:

• trajanje službenog puta i 
• radno vreme zaposlenog.

Za vreme trajanja službenog puta zaposleni ostvaruje pravo na naknadu troškova koji tim povodom nastaju. Zato će trajanje službenog puta biti od značaja prilikom utvrđivanja prava zaposlenog na naknadu ovih troškova kao i utvrđivanju broja i visine dnevnice na koju zaposleni ima pravo.

Sa druge strane, zaposleni za rad koji obavlja u toku radnog vremena, pa i za rad na službenom putu, ostvaruje pravo na zaradu. 

To znači da zaposleni ova dva prava – pravo na naknadu troškova i pravo na zaradu, ostvaruje nezavisno jedno od drugog, a svako od ovih prava zaposleni ostvaruje u skladu sa odredbama Zakona o radu, opšteg akta i ugovora o radu.

Kada službeni put trajao jednako ili duže od redovnog radnog vremena zaposlenog, zaposlenom se po pravilu računa i evidentira redovno radno vreme od 8 časova. Ako je zaposleni na službenom putu efektivno radio duže od punog radnog vremena, takav rad se posebno evidentira i računa kao rad u preraspodeli radnog vremena ili kao prekovremeni rad, u zavisnosti od konkretnog slučaja.

Takođe, prekovremeni rad ne može da traje duže od 8 časova nedeljno, a zaposleni ne može da radi duže od 12 časova dnevno uključujući i prekovremeni rad. To znači da ukoliko je zaposleni po nalogu poslodavca efektivno radio na službenom putovanju duže od redovnog radnog vremena, pri čemu prekovremeni rad nije unapred planiran, zaposleni ostvaruje pravo na uvećanu zaradu po osnovu prekovremenog rada.

Koja je dokumentacija porebna za službeno putovanje

Važno je da znate da svaki službeni put mora biti pokriven sledećom dokumentacijom:

1. Odluka/rešenje o upućivanju na službeni put,

2. Nalog za službeno putovanje,

3. Obračun troškova po službenom putu,

4. Svi računi koji se odnose na putni nalog,

5. Računi za troškove koji nisu obuhvaćeni putnim nalogom,

6. Dokazi o isplati akontacije i plaćanja po konačnom obračunu (izvodi banaka) i

7. Dokaz zašto se putuje negde ( poziv, karta za konferenciju i slično… ) 

Sadržaj odluke o upućivanju na službeno putovanje treba da sadrži ove podatke:

1) Podaci o poslodavcu

2) Datum i mesto donošenja odluke

3) Period u kom će se realizovati službeno putovanje

4) Mesto u koje se zaposleni upućuje

5) Za koje potrebe se organizuje službeno putovanje

6) Podaci o zaposlenom koji se upućuje na službeni put

7) Potpis i pečat ovlašćenog lica kod poslodavca koje je odobrilo službeno putovanje

Osnovni elementi naloga za službeno putovanje su:

1) Broj naloga za službeno putovanje i datum izdavanja

2) Podaci o zaposlenom koji je upućen na službeni put 

3) Radno mesto/pozicija zaposlenog koji je upućen na službeni put

4) Mesto u koje se putuje i vreme trajanja putovanja 

5) Srha službenog putovanja

6) Vrsta prevoznog sredstva koje se koristi na službenom putovanju

7) Podaci o troškovima službenog putovanja, ko snosi troškove i način obračuna istih

8) Iznos akontacije, ukoliko se isplaćuje, potpis i pečat ovlašćenog lica 

Ovde možete preuzeti nalog za službeni put.

Šta je to dnevnica za službeno putovanje

Dnevnica je novčani iznos preko kojega se nadoknađuju troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu u kojem se vrši službeno putovanje u zemlji ili inostranstvu.

Poslodavci isplaćuju dnevnice u visini koju su odredili opštim aktom i ugovorom o radu. Takođe, poslodavac može utvrditi i slučajeve za koje isplaćuje umanjenu dnevnicu.

Na primer, slučaj kada je na službenom putu obezbeđen jedan od obroka, pa se iznos dnevnice umanjuje za cenu obezbeđenog obroka. 

Ili ako je zaposlenom obezbeđena besplatna ishrana može biti predviđeno da zaposleni ne ostvaruje pravo na dnevnicu.

Evo jednog primera iz prakse koji bih želeo da ovde razjasnim:

Često se dešava da poslodavci opštim aktom predvide da će zaposlenom koji je u vozilu u drumskom saobraćaju isplatiti dnevnicu u visini koja zavisi od obima posla koji obavi na službenom putovanju (npr. pravo na dnevnicu je uslovljeno količinom prevezenog tereta, pređenog puta i sl.) ili nekog drugog kriterijuma koji nije direktno u vezi sa troškovima koji mogu nastati na službenom putovanju, kao što je trajanje službenog putovanja ili udaljenost mesta u koje je zaposleni upućen.

Zapravo, dnevnica ima karakter naknade troškova na službenom putovanju – ishrane, a ne naknade za obavljen rad, jer zaposleni za obavljeni rad ostvaruje zaradu.

Bez obzira što Zakon o radu daje mogućnost poslodavcu da zaposlenom nadoknadi troškove službenog putovanja u skladu sa opštim aktom, ipak postoji granica za to. Ovu granicu treba tražiti u prirodi prava zaposlenog na naknadu troškova službenog putovanja.

Poreski tretman dnevnice

Kao što sam naveo, dnevnica predstavlja paušalno utvrđen novčani iznos za zaposlenog kada ide na službeno putovanje u zemlji i u inostranstvu u visini neoporezivog iznosa koji je propisan odredbama Zakona o porezu na dohodak građana. Kod dnevnice ne postoji obaveza prilaganja računa za troškove koji se nadoknađuju putem dnevnice.

Ipak, kada poslodavac dnevnicu isplaćuje preko neoporezivog iznosa, trebalo bi da se prilože.

Obračun dnevnice za službeni put

Zaposlenom može da se isplati dnevnica ukoliko je proveo na putu:

• od 12h do 24h – cela dnevnica
• od  08h do 12h – pola dnevnice
• do 08h – nema isplate dnevnice.

Dnevnica za službeno putovanje u zemlji

Zaposlenom se pored dnevnice u zemlji u iznosu od 3.012,00 dinara za 2023 godinu (kao neoporeziv iznos koji se menja svake godine) mogu nadoknaditi i troškovi prevoza do mesta gde se putuje kao i trošak smeštaja, putarine, goriva, trošak pribavljanja vize, vakcinacije.

Pri tom, neoporezivi iznos dnevnice do 3.012,00 dinara primenjuje se samo kada zaposleni ostvaruje pravo na punu dnevnicu.

Kada zaposleni, u zavisnosti od vremena provedenog na službenom putovanju ne ostvaruje pravo na naknadu pomenutog troška u punom iznosu, već delimično – pola dnevnice, iznos poreskog oslobođenja se primenjuje u odgovarajućem iznosu u odnosu na visinu neoporezivog iznosa, a srazmerno ostvarenom pravu zaposlenog na naknadu troška prema vremenu provedenom na službenom putovanju.

Službeno putovanje u zemlji računa se od časa polaska na službeno putovanje do časa povratka sa službenog putovanja, a koje je trajalo:

• kraće od 8 časova – ne isplaćuje se dnevnica, što znači da se u ovom slučaju ne može ni primeniti neoporezivi iznos za dnevnicu ( tada se primenjuje pravo na naknadu troškova za ishranu u toku rada – tzv. topli obrok ),

• za putovanje koje traje duže od 8 časova, a kraće od 12 časova – isplaćuje se pola dnevnice,

• za putovanje koje traje duže od 12 časova – puna dnevnica.

U svakom slučaju, ukoliko poslodavac isplaćuje zaposlenom dnevnicu preko neoporezivog iznosa, treba da obračuna porez na zarade po stopi od 10%.

Prilikom obračunavanja poreza, iznos koji prelazi neoporezivi iznos treba preračunati na bruto iznos primenom koeficijenta 1,1111111 i to po formuli: 

Bruto iznos = Neto iznos x 1,1111111 

ili koeficijentom 0,90 po formuli: 

Bruto iznos = Neto iznos/0,90.

Kada se na iznos naknade troškova koji prelazi neoporezivi iznos plaća porez na zarade, Poreskoj upravi se podnosi poreska prijava na Obrascu PPP-PD (OVP 110)

Dnevnica za službeno putovanje u inostranstvo

Zaposlenom se pored dnevnice od 50,00€ za 2023 ( kao neoporeziv iznos koji se menja svake godine) mogu nadoknaditi i troškovi prevoza do mesta gde se putuje i nazad kao i trošak smeštaja, putarine, goriva, vinjete, telefona, osiguranja.

Za utvrđivanje poreza na zarade po osnovu dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo, primanja iznad iznosa propisanog od strane nadležnog državnog organa, tj. iznad neoporezivog iznosa od 50€, konvertuju se u dinarski iznos po zvaničnom srednjem kursu Narodne banke Srbije na dan obračuna troškova.

Na iznos naknade ovih troškova koji se isplaćuju iznad neoporezivog iznosa, obračunava se i plaća porez na zarade po stopi 10%.

Prilikom obračunavanja poreza, iznos koji prelazi neoporezivi iznos treba preračunati na bruto iznos primenom koeficijenta 1,1111111 i to po formuli:

Bruto iznos = Neto iznos x 1,1111111 

ili koeficijentom 0,90 po formuli: 

Bruto iznos = Neto iznos/0,90.

Tada se predaje poreska prijava Poreskoj upravi (PPP PD).

U neoporezivi iznos dnevnice ne ulazi cena prevoza do mesta službenog puta ( npr. avio karta ) kao i smeštaj na službenom putu ( npr. hotel)

Inostrana dnevnica se utvrđuje od vremena preslaska granice u odlasku do vremena prelaska granice u povratku  ili od vremena poletanja do vremena sletanja aviona.

Dnevnica određena prema trajanju službenog putovanja u inostranstvo:

• Ukoliko službeni put traje duže od 24 sata – jedna dnevnica se ostvaruje na svaka 24 časa provedena u inostranstvu, a ako je preostalo vreme provedeno u inostranstvu duže od 12 časova – pripada još jedna dnevnica, tj. još polovina dnevnice ako je preostalo vreme provedeno u inostranstvu između osam i 12 časova,
• Ukoliko službeni put traje duže od 12 časova, a kraće od 24 časa – jedna dnevnica,
• Ukoliko službeni put traje između osam i 12 časova – pola dnevnice,
• Za svako zadržavanje u stranoj državi, odnosno proputovanje kroz stranu državu, koje traje duže od 12 časova – jedna dnevnica koja je utvrđena za tu državu.

Verujem da sam vam razjasnio brojna pitanja u vezi dnevnica za službeno putovanje i ostalih detalja u vezi toga, a za sva dodatna pitanja možete nas kontaktirati