Arhivska građa predstavlja dokumentarne materijale (zvaćemo ih za početak dokumenta) koja se trajno čuvaju u svom izvornom obliku, osim u izuzetnim slučajevima kada izvorni oblik ne postoji, pa se mogu čuvati i svi reprodukovani oblici tih dokumenata.
Glavna svojstva dokumenta su:
- Autentičnost – dokument za koji se može dokazati da jeste ono što se u njemu tvrdi da jeste, da ga je stvorilo ili poslalo fizičko ili pravno lice za koje se tvrdi da ga je stvorilo ili poslalo, i da je stvoren ili poslat u ono vreme u koje se tvrdi da je to učinjeno,
- Verodostojnost – dokument čijem se sadržaju može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti,
- Celovitost – dokument koji je potpun i neizmenjen,
- Upotrebljivost – dokument koji je moguće locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati.
Arhivska građa svi dokumenti koje jedno pravno lice ima u toku svog poslovanja od osnivanja do gašenja.
Ovde je važno da razjanimo još neke pojmove vezane za arhivski građi. Ono što je važno da znate je da je:
- Stvaralac arhivske građe i dokumentacionog materijala svako pravno ili fizičko lice čijim delovanjem oni nastaju,
- Imalac arhivske građe je sa druge strane nosilac prava na arhivskoj građi ili svako drugo pravno ili fizičko lice koje ima državinu nad njom,
- Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenta ili zapisa nastalih ili primljenih radom stvaraoca,
- Arhivska građa je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa nastali delovanjem stvaraoca, a od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti (podnosi se nadležnom arhivu na trajno čuvanje 30 godina nakon nastanka),
- Arhivska građa u elektronskom obliku je građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku,
- Arhivski fond čini celinu arhivske građe, bez obzira na njen oblik ili nosač zapisa, koji je stvorilo i/ili primilo pravno ili fizičko lice u obavljanju svoje delatnosti. Arhivski fond čuva se kao celina i ne može se deliti.
Šta ste i kako u obavezi da arhivirate ako ste pravno lice u privatnom sektoru
Arhivska građa i njeno čuvanje je uređeno zakonom bez obzira u čijem je vlasništvu ili posedu i to reguliše Zakon o arhivskoj gradji. Novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koje je Narodna Skupština Republike Srbije usvojila 24. januara 2020. godine, a sa primenom je počeo 2. februara 2021. godine doneo je mnoge promene i novine.
Zapravo, uvedene su brojne obaveze za sve stvaraoce arhivske građe i dokumentarnog materijala. Donošenjem ovog zakona značajno se promenio odnos i obaveze u pogledu čuvanja statusne dokumentacije privrednih društava kao i dokumentacije u vezi sa knjigovodstvom i knjigovodstvenim uslugama.
Tokom svog postojanja arhivsku građu imaju:
- državni organi i organizacije,
- organi teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave,
- ustanove,
- udruženja,
- javna preduzeća,
- privredna društava,
- preduzetnici,
- lica koja obavljaju registrovanu delatnost,
- verske zajednice i dr.
Za sada preduzetnici, udruženja i predstavništva stranih privrednih društava nisu u obavezi da dostavljaju arhivsku knjigu ni u jednim obliku, kao ni druga normativna akta.
U ovom tekstu govorim pre svega o pravnim licima koja obavljaju delatnost u privatnom sektoru.
Bitno je naglasiti da veličina firme i broj zaposlenih, nisu kriterijumi na osnovu kojih se određuju firme koje su u obavezi da primenjuju zakon, jer primena ovog zakona se odnosi i na one firme koje imaju samo jednog zaposlenog.
Ono što bih hteo da napomenem je da arhivsku građu čine:
- odluke,
- ugovori,
- izvodi,
- fakture,
- dopisi,
- prepisi,
- zapisnici
i dr., jer svi ti dokumenti su od opšteg interesa za pravno lice, a i za treća lica.
Kako se sa erom digitalicija pojavila potreba za arhiviranjem dokumenata u elektronskom obliku, Zakonom o arhivskoj građi predviđa da se:
- arhivska građa u elektronskom obliku trajno čuva, a
- arhivska građa u papirnom obliku čuva do roka predviđenog zakonom za određene kategorije dokumenata.
Firme su od svog postanka u dvojakoj ulozi:
- prva uloga je stvaralac svoje arhivske građe,
- druga uloga je imalac svoje arhivske građe.
Sve obaveze koje firme moraju da ispune imaju za cilj da se arhivska građa i dokumentarni materijal savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju u onom obliku u kome su nastali. Zato stvaralac i imalac arhivske građe ima obavezu da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom,
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal,
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom,
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu,
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
- dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.),
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala,
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Kada se prvi put podnosi zahtev tada se i registruje pravno lice kao stvaralac i imalac arhivske građe u Istorijskom arhivu Beograda, potrebno je da se preda sledeće:
- Normativna akta i kopija arhivske knjige
- Kopija akta o osnivanju ili izvod APR-a
- Kontakt podaci odgovornog lica zaduženog za zaštitu arhivske građe.
Šta čini normativna akta arhivske građe
Stvaralac i imalac arhivske građe treba da ima normativna akta, a njih čini:
- Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala,
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja,
- Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata pravi se na osnovu Pravilnika o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.
Lista kategorija arhivske građe je sastavni deo pravilnika o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i predstavlja opšti akt kojim se precizira koji dokumenti čine arhivsku građu (npr. evidencije o zaradama, osnivački akti firmi, zapisnici sa sednica skupštine, odluke skupštine i sl.).
Takođe, lista kategorija obuhvata i vrste i kategorije dokumentarnog materijala za koji je propisan određeni rok čuvanja.
Iako svaka firma ima svoje specifičnosti, pravilnici moraju biti po njima formirani i da prate faktičko stanje. Neusklađenost pravilnika i liste sa faktičkim stanjem može dovesti do prekršaja.
Da bi koristili Listu kategorija arhivske građe, najpre Istorijski arhiv treba da vam da saglasnost na nju, da je možete primenjivati. Pravo se pravi dopis Arhivu koji mora biti zaveden i potpisan, uz njega se dostavljaju dva primerka liste kategorija (usvojena od strane direktora firme, potpisana i overena). Važno je stranice numerisati i na poslednjoj strani ostaviti prostor za pečat Arhiva. Jedan overen primerak zadržava Arhiv, a drugi overen se vraća stvaraocu arhivske građe.
Ukoliko se u toku godine pojave nove vrste dokumenata ili se promene zakonski rokovi čuvanja dokumentacije vrši se dopuna i/ili izmena postojeće liste kategorija.
Šta je arhivska knjiga
Arhivska knjiga predstavlja osnovu za evidentiranje arhivske građe i sačinjena je po obrascu kako treba da izgleda arhivska knjiga prema Pravilniku o obrascu arhivske knjige , a to je propisalo odgovarajuće ministarstvo.
Arhivska knjiga ili prepis-kopija arhivske knjige se dostavlja kao pojedinačni predmet u jednom primerku nadležnom Arhivu uz obavezan prateći dopis i to najkasnije do 30.04. tekuće godine za prethodnu godinu, odnosno materijal koji je nastao u prethodnoj godini.
Može se voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (na primer u Excel-u ili Word-u) sa obavezom izrade zaštitne kopije ako je elektronski oblik u pitanju.
Podaci u arhivsku knjigu se unose hronološki, po vremenu, tj. po godinama nastanka.
Za sve koji imaju manje od 20 metara ahivske građe u toku jedne godine nije propisano da se mora čuvati u posebnim prostorijama i na poseban način nego samo treba čuvati u kancelariji ili na nekom suvom mestu. Bliža uputstva o tome su sačinjena u ovom Pravilniku.
Uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala
Verovatno se pitate da li ćete u nekom trunutku moći da se “oslobodite” nekih dokumenata, jer nemate više obavezu da ih čuvate. Ta mogućnost postoji, jer kada određenoj arhivskoj građi prođe obavezan rok čuvanja vi kao imalac arhivske građe treba da taj materijal izdvojite radi uništavanja, ali tek po pribavljenju odobrenja u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.
Nadležni arhiv daje odobrenje za uništavanje materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.
Materijal za koji je prestala zakonska obaveza čuvanja i to godinu dana od isteka utvrđenog roka čuvanja, prebira se i izdvaja kao bezvredan i po dobijanju pismenog odobrenja može da se uništi.
Imalac tog materijala piše dopis u slobodnoj formi na memorandum svoje firme, zavodi u delovodnoj knjizi, potpisan i pečatiran u dva primerka od kojih jedan predaje Arhivu.
Nadležni službenik će po prijemu i obradi zahteva i u dogovorenom terminu posetiti imaoca arhivske građe radi sastavljanja Zapisnika o uništavanju prem unapred predviđenom uputstvu. Nakon toga imaoc arhivske građe dobija rešenje koje predstavlja dozvolu da može da uništi, tj. baci predloženu dokumentaciju.
Napomena: Taj Zapisnik o uništavanju, Rešenje i Popis se trajno čuvaju.
Kazne za nepoštovanje zakona
Za neispunjavanje obaveza iz Zakona o arhivskoj građi pravno lice može biti kažnjeno i novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom do 150.000 dinara.
Ovaj Zakon takođe propisuje da je svako pravno lice dužno da:
- odredi osobu koja će biti odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
- donesi opšti akt o načinu evidentiranja, čuvanja i delovanja po pitanju arhivske građe,
- donesi Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
- obezbedi i prostor za obavljanje ovih aktivnosti, kao i da osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku i da pribavi mišljenje pre preduzimanja mera koje se na nju odnose.
S obzirom na to da je sada uvedeno i elektronsko poslovanje, imaoci odnosno stvaraoci dokumentacije mogu arhivsku knjigu formirati u elektronskom obliku, imajući na umu da ona mora sadržati propisane rubrike.
Primopredaja arhivske građe obavlja se komisijski. Komisija se sastavlja od predstavnika registrature koja predaje građu i predstavnika arhiva koji je preuzima, ali ono što je novina doneta ovim Zakonom je da se predaja arhivske građe može izvršiti i u elektronskom obliku.